Responsabilități:

1. Управление ежедневными офисными функциями, оптимизация процессов и обеспечение бесперебойной административной работы;
2. Администрирование операционных документов компании (договоры, переписка, телефонные звонки) и ведение общей системы документооборота;
3. Управление поставщиками и контрактами: контроль офисных поставщиков, переговоры по контрактам, обеспечение экономически эффективных закупок;
4. Обслуживание офиса и управление запасами (канцелярия и общие офисные принадлежности);
5. Поддержка HR и координация сотрудников: помощь в онбординге, соблюдение политик на рабочем месте и решение офисных потребностей сотрудников;
6. Контроль бюджета и расходов: мониторинг офисных расходов, обработка счетов и соблюдение бюджета;
7. Соблюдение нормативных требований и управление объектом: обеспечение соответствия местным нормам и поддержание исправного состояния офиса;
8. Планирование и координация региональных командных встреч, мероприятий и активностей для укрепления командного духа;
9. Выполнение всех других задач, назначенных непосредственным руководителем, в рамках должности;
10. Ведение кадрового учёта, контроль посещаемости сотрудников, учёта рабочего времени и графиков отпусков;
11. Организация командировок для сотрудников подразделения в Молдове;
12. Участие в HR-инициативах и помощь в координации общекомпанейских мероприятий;
13. Участие в процессе подбора персонала в Молдове, включая размещение вакансий на сайтах по трудоустройству, проведение первичных собеседований и подготовку офферов;
14. Информационная поддержка и коммуникация с внешними партнёрами;
15. Бухгалтерская поддержка: создание и печать счетов, передача их агентам и консультирование агентов по офисному телефону.